Cobrar a 90 días: cuánto cuesta de verdad el descalce de caja de un proveedor
Cuando cobrás a 90 días, no le vendés a tu cliente: lo financiás. La cuenta es simple y duele: cada 30 días extra de plazo inmovilizan un mes entero de tus costos, y sostener ese capital cuesta margen todos los meses. El plazo que firma el cliente no lo manejás; los días que tu propia administración le agrega al ciclo, sí, y suelen ser una a tres semanas recortables.
El ciclo completo: del trabajo hecho a la plata acreditada
El plazo de pago que aparece en el contrato es solo el último tramo. El ciclo real arranca cuando el trabajo se hace, y cada paso previo agrega días:
| Tramo | Qué pasa | De quién dependen los días |
|---|---|---|
| Trabajo hecho, parte | El servicio se presta y se registra en el parte diario | Tuyos: pasar en limpio partes de papel agrega días |
| Parte, certificación | El cliente valida lo trabajado contra sus registros | Compartidos: cada diferencia observada es reproceso |
| Certificación, factura | Recién con el certificado aprobado se puede facturar | Tuyos: la factura que entra tarde corre todo lo demás |
| Factura, vencimiento | Corre el plazo contractual: 60, 90, a veces más | Del contrato: acá no mandás vos |
| Vencimiento, cobro | El pago entra al circuito de pagos del cliente | Compartidos: sin seguimiento, el atraso se acumula |
La distinción importa: sobre el plazo contractual tenés poco poder de negociación, pero sobre los tramos administrativos tenés control total. Y esos tramos suelen sumar entre una y tres semanas.
El modelo: cuánto capital inmoviliza cada mes de plazo
Tomemos una empresa de servicios tipo: factura un monto F por mes y sus costos adelantados (sueldos, combustible, insumos, seguros) son alrededor del 75% de F. Los costos se pagan hoy; la factura se cobra después.
| Cobrás a | Meses de costos en la calle | Capital de trabajo inmovilizado |
|---|---|---|
| 30 días | 1 | 75% de una facturación mensual |
| 60 días | 2 | 150% de una facturación mensual |
| 90 días | 3 | 225% de una facturación mensual |
| 120 días | 4 | El triple de lo que facturás en un mes, en costos ya pagados |
Ese capital hay que sostenerlo con algo: caja propia, giro en descubierto, cheques descontados o crédito caro. La fórmula del costo es una sola:
Cada 30 días extra de cobro cuestan, todos los meses: (costos sobre facturación) x (tasa mensual de tu financiamiento).
Con costos del 75% y financiamiento al 4% mensual, cobrar a 90 en vez de a 60 cuesta 3% de la facturación, cada mes. Si tu margen operativo es del 10 al 15%, ese mes extra de plazo se está comiendo entre un quinto y un tercio de tu ganancia. Los valores son de ejemplo: poné tu tasa y tus costos en la fórmula, la estructura no cambia.
Los días evitables: dónde se pierden y cuánto valen
Si un mes entero de plazo cuesta puntos de margen, cada semana administrativa evitable tiene precio concreto. Los días que vemos perderse con más frecuencia:
- Partes de papel que se pasan en limpio. Entre el trabajo hecho y el parte presentado pueden pasar días. Cada uno corre todo el ciclo.
- Certificaciones observadas. Una diferencia entre lo que dice tu parte y lo que registró el cliente manda el certificado a revisión: días o semanas de reproceso.
- La factura que espera. Certificado aprobado que nadie factura el mismo día, factura que espera al cierre administrativo de la semana.
- El atraso que nadie reclama. Facturas vencidas que se persiguen recién cuando aprieta la caja, cuando el reclamo temprano y documentado suele acortar el atraso.
Recortar 10 días administrativos en un ciclo de 90 equivale, en la fórmula de arriba, a un tercio de mes de financiamiento que dejás de pagar. Y a diferencia del plazo contractual, no hay que negociarlo con nadie: depende solo de tu circuito.
Qué automatizar para recortar los días que sí controlás
El orden de implementación sale de la misma fórmula: primero lo que acorta días, después lo que da visibilidad.
- Parte de campo digital. Se completa en la locación con hora, ubicación y foto, y queda presentado en el momento. Los días de pasar en limpio desaparecen, y las certificaciones se discuten menos porque el respaldo es mejor.
- El circuito certificado, factura, cobro en un tablero. Cada certificado aprobado dispara el aviso de facturar hoy; cada factura tiene su fecha esperada de cobro a la vista.
- Reclamo temprano y sistemático. El seguimiento de vencidas deja de depender de que alguien se acuerde: el sistema avisa al día siguiente del vencimiento, con el legajo de respaldo listo.
- Caja proyectada. Con fechas esperadas de cobro y pagos comprometidos en un solo lugar, el descubierto se pide antes y más barato, o no se pide.
Este es el segundo módulo que implementamos para proveedores de oil & gas, y el primero cuando la caja es el dolor más urgente. El resultado se mide en días de cobro, que es la métrica que esta guía enseña a valorar.